همه چیز درباره ی ست های اداری
مقدمه
در دنیای پر هرج و مرج تجارت امروزه هر سازمان و کسب و کاری در صدد ساخت و فراهم کردن یک سامان و نظام منسجم و یک دست و قوی است تا قادر باشد با سایر رقبای خود به صورت جدی و حرفه ای رقابت کند و البته برنده میدان شود. کسب و کار های حرفه ای معمولا سعی می کنند این رقابت را علاوه بر قیمت و کیفیت در ظاهر سازمانی خود هم رعایت کنند، که این موارد ظاهری شامل موقعیت مکانی ، طراحی داخلی و حتی محصولات چاپی یک برند می شود. یکی از پر کاربرد ترین و پر طرفدار ترین محصولات صنایع چاپی، طراحی ست های اداری است. همان طور که از اسم آن ها پیداست ، ست های اداری شامل چندین محصول مرتبط با هم در قالب یک طراحی و یک مجموعه که به صورت تخصصی برای یک کسب و کار تعریف می شود ، هدف اولیه این ست های اداری زیبا سازی و هویت بخشیدن هرچه بیشتر به برند و کسب و کار است. این ست های اداری معمولا با طراحی های زیبا و خاص در متناسب با فعالیت های مجموعه و همراه با طراحی حرفه ای لوگو و رنگ سازمانی برند ، شخصی سازی می شوند. استفاده از ست های اداری به شما و محصولات و خدماتی که ارائه می کنید اعتبار و هویت می بخشد ، چرا که مشتری و مخاطب راحت تر می تواند شما و کسب و کارتان را بپذیرد ، با آن ارتباط برقرار کند و به شما اعتماد کند. طراحی ست های اداری مختص خودتان روند برند سازی را برایتان سرعت می بخشد و نتیجه مطلوب تر حاصل می شود. با ما در شرح همه چیز درباره ی ست های اداری همراه باشید.
تعریف ست اداری
به مجموعه ای از اوراق یا کاغذ هایی که در امور اداری و پرسنلی یک کمپانی یا کسب و کار یا برند مخصوص جهت فعالیت های رسمی آن ها یا غیر رسمیشان ، استفاده می شود، ست اداری می گویند، که به دلایل زیبایی شناختی و هماهنگی های بیشتر یک کسب و کار، بهتر است این اوراق یا ست ها به یکدیگر شبیه و متناسب با هم طراحی و چاپ شوند و ساختار مخصوص به خودشان را داشته باشند، که از این رو به آنها در اصطلاح ست اداری گفته می شود.
ست های اداری معمولا شامل :
- سر برگ : به منظور استفاده در مکاتبات و نگارش نامه های اداری و نامه های رسمی
- کارت ویزیت : به منظور معرفی برند و کسب و کار مربوطه و ارائه راه های برقراری تماس با کمپانی یا شرکت
- پاکت نامه : به منظور ارسال مکاتبات یا رد و بدل کردن قرارداده ها و از این قبیل موارد
- برگه یادداشت : به منظور یادداشت های غیر رسمی، که این برگه یادداشت ها معمولا از پرت کاغذ در چاپ اوراق بدست می آید.
البته موارد بسیاری نیز مثل فلش کارت ها، کارت های اعتباری، کارت های پرسنلی، فاکتور، فولدر یا پوشه و از این قبیل موارد وجود دارند و استفاده می شوند که در مجموعه اوراق اداری آورده می شوند، اما به دلیل عمومی نبودن آنها و کمرنگ تر بودن نسبت به سایر موارد ذکر شده ، زیاد به آن ها پرداخته نمی شود . معمولا تعداد چاپ و تعداد محصولات بسته های ست های اداری، به نیاز مشتری و مخاطب بستگی دارد، اما گاها مجموعه ست های اداری شامل ۴ مورد اصلی و پر کاربردی است که در بالا به آن اشاره کردیم.
انواع متریال ست های اداری
به طور کلی اگر بخواهیم ست های اداری را از نظر نوع متریال آن ها دسته بندی کنیم؛ در چهار دسته زیر قرار می گیرند:
1.کاغذ تحریر:
این نوع کاغذ برای چاپ در پرینتر مناسب ترین گزینه است. کاغذ های تحریر در حالت کلی در گرماژ های ۷۰ تا ۱۲۰ گرم تولید می شوند. که وزن 80 گرمی آن مناسب ترین گزینه برای ست های اداری است. کاغذ های تحریر را معمولا با نام کاغذ A4 می شناسند.
2.کاغذ گلاسه:
کاغذ های گلاسه شامل لایه ی روغنی یک رو یا دو رو هستد ،که داشتن همین ویژگی موجب می شود چاپ از کیفیت و شفافیت بسیار بیشتر و بهتری برخوردار باشد. معمولا برای چاپ پوستر ها، کارت های ویزیت و چاپ های رنگی مورد استفاده قرار می گیرند. هم چنین در چاپ پاکت و سر برگ ها هم کاربرد بسیاری دارند. کاغذ های گلاسه هم در گرماژ های مختلفی تولید می شوند، اما بهتر است در چاپ سر برگ ها از گرماژ های پایین تر آن استفاده شود. این در حالی است که برای چاپ کارت های ویزیت گرماژ های بالاتر مناسب تر هستند.
3.کاغذ خود کپی:
این نوع متریال، حاوی یک پوشش شیمیایی می باشد که موجب می شود کاغذ خاصیت کاربنی به خود بگیرد؛ و برای تکثیر یک نوشته در چند برگه مناسب ترین گزینه ی انتخابی باشد. کاغذ خود کپی مناسب ترین کاغذ برای فاکتور ها و نسخه های پزشک و این مدل نوشته ها می باشد. این کاغذ از جنس تحریر با گرماژ خیلی پایین تولید می شود.
4.کاغذ کتان:
کاغذ کتان یکی از مناسب ترین کاغذ ها جهت چاپ انواع ست های اداری است.این کاغذ از مقاومت بسیار بالایی برخوردار است و از نظر ظاهری هم بسیار زیبا و شیک است.
اصول طراحی ست های اداری
در طراحی ست های اداری مهم ترین نکته این است که به کد رنگی انتخابی نهایت توجه را داشته باشید. این کد رنگی اساس شکل گیری رنگ سازمانی یک برند و کسب و کار مربوط به آن را خلق می کند. چرا که اگر به کد رنگی دقت نشود و به این نکته توجه نشود که با چه سیستم چاپی ست اداری قرار است چاپ شود، موجب به هدر رفتن تمام زحمات شما می شود. انتخاب فونت مناسب و خوانا متناسب با فونت طراحی لوگو حرفه ای و نامه های ارسالی ، بسیار ضرورت دارد. بنابراین انتخاب یک فونت زیبا و شکیل و خوانا و هم چنین متناسب با فونت نوشتاری برند ، بسیار مهم و ضروری می باشد. استفاده از تصاویر مناسب با عملکرد برند و کسب و کارتان که کاملا گویا و معرف شما باشد هم حائز اهمیت فراوانی است. این نکته هم می تواند قابل توجه باشد ، در بعضی موارد نبود یک تصویر از بودن آن تصویر سودمند تر خواهد بود بنابراین اگر قصد دارید از تصاویر در طراحی ست اداری استفاده کنید، در انتخابتان نهایت وسواس را به خرج دهید. سعی کنید در طراحی از میزان فضایی که می توانید طراحی کنید نهایت استفاده را ببرید ، منظور از نهایت استفاده در طراحی به این معنا نیست کل فضای خالی طرح را با تصاویر و نوشته ها پر کنید ، منظور این است که برای مثال در طراحی سر برگ ها باید از حداقل ممکن فضا بتوانید نهایت استفاده را ببرید و تمام مطالب را در یک محدوده بسیار کم جا دهید. اگر قصد طراحی ست اداری برای یک سازمان شناخته شده و معروف را دارید ، سعی کنید از طرح های ساده و گویا استفاده کنید و بیشتر سعی شود نام و برند سازمان را در معرض دید مخاطب قرار دهید. باید هدف اصلی از طراحی برای این کسب و کار ها نشان دادن نام برند تجاری آن ها در ست های اداری باشد و استفاده از طراحی های خاص و شلوغ که مخاطب را از نام برند دور می کند و او را گیج می کند، جدا خودداری شود. ولی اگر برای یک سازمان کم تر شناخته شده قصد طراحی دارید باید سعی کنید از طرح های جذاب و چشم نواز که مشتری را درگیر طرح می کند و ذهن او را مشغول کشف آن می کند، استفاده کنید و همین باعث می شود نام برند آن کسب و کار در ذهن مخاطب ثبت شود. محل قرار گیری لوگو و برند سازمانی به همان اندازه انتخاب کد رنگ حائز اهمیت می باشد. محل قرار گیری مناسب لوگو مهم ترین نکته در طراحی و چاپ ست اداری می باشد. سعی کنید در طراحی ها بهترین نقطه را در هر طراحی به قرار گیری لوگو اختصاص دهید. فرقی ندارد در طراحی و چاپ پاکت یا طراحی و چاپ کارت ویزیت باشد، باید به این نکته به شدت توجه شود. در طراحی حتما آدرس و مشخصات ضروری که مشتری برای برقراری ارتباط با شما به آن نیازمند است را ، درج کنید. که این دسترسی شامل شماره تماس و آدرس ایمیل و شماره فکس و بقیه موارد می باشد . هم چنین سعی کنید از جنس کاغذ هایی استفاده کنید که در تمام طراحی ها باهم تناسب داشته باشند ، به گونه ای که اگر قرار است از کاغذ جنس کتان استفاده شود، سر برگ و پاکت و کارت ویزیت هم از همان جنس استفاده شود که هارمونی آن رعایت شود.
جمع بندی
طراحی و انتخاب ست های اداری باید طبق اصول آن انجام شود که بتواند در حوزه های مختلف کسب و کار تاثیر مثبت خود را بگذارد. یک ست اداری با طراحی و ظاهر نامناسب، می تواند دیدگاه بدی را نزد مشتریان هر کسب و کار ایجاد کند؛ و حتی موجب آشفتگی و بی نظمی درون سازمانی شود و شما را چند پله عقب ببرد. این در حالی است که طراحی ست اداری بر اساس اصول صحیح و حرفه ای، می تواند ابزاری قدرتمند برای ایجاد بهبود های سازمانی در کسب و کار شما در حوزه های گوناگون، باشد. همکاران ما در این مجموعه آماده خدمت گزاری به شما هستند. برای سفارش طراحی کاتالوگ حرفه ای کلیک کنید.